Google+
Cách Quản Lý Thời Gian Để Có Được Một Cuộc Sống Cân Bằng Đúng Nghĩa
4 Bài Học Cuộc Đời Từ Thành Công Của Ronda
10 Phẩm Chất Giúp Bạn Thành Công
20 Ý Tưởng Tuyệt Vời Để Khởi Đầu Và Kết Thúc Một Ngày Trong Vui Vẻ

203
SHARES

Làm Cách Nào Để Trở Thành Người Có Tổ Chức Và Hoàn Thành Công Việc Sớm

Làm Cách Nào Để Trở Thành Người Có Tổ Chức Và Hoàn Thành Công Việc Sớm

Bạn đang băn khoăn không biết cách tổ chức? Với một số mẹo hữu ích dưới đây, bạn sẽ có thể tự tin với danh sách những việc cần làm và làm chủ một ngày của mình.

Hãy bắt đầu từ đêm hôm trước

Mỗi tối, hãy liệt kê ra những việc quan trọng của ngày hôm sau mà bạn cần làm. Bạn có thể dùng bút cũ hay giấy nháp để viết, cũng có thể bằng một ứng dụng công nghệ, chỉ đơn giản là viết nhanh ý tưởng của mình để bạn có thể suy nghĩ trong đêm hôm trước và ngày sau dễ dàng bắt tay ngay vào công việc.

Chia nhỏ những nhiệm vụ lớn

Khi bạn cảm thấy phải đương đầu với một nhiệm vụ nào đó quá lớn, sẽ dễ dàng hơn khi bạn tạm trì hoãn công việc đó lại. Đặt chuông hẹn giờ 15 phút trên điện thoại của bạn, và để đầu óc thư thái trong khoảng thời gian đó. Sau đó tỉnh lại, đi bộ xung quanh, duỗi chân và quay trở lại với vấn đề. Cách chia nhỏ nhiệm vụ ra như thế này sẽ giúp bạn vượt qua những vấn đề khó khăn và hoàn thành công việc mà không cảm thấy bị quá tải.

Rà soát những suy nghĩ trong đầu

Đôi lúc, trong đầu bạn có thể tràn ngập những ý tưởng, danh sách, nhiệm vụ, dự án và cả những thứ không cần thiết phải nhớ khiến cho bạn không thể tập trung. Hãy ngồi xuống khoảng nửa giờ và lấy giấy bút viết toàn bộ những thứ trong đầu bạn ra thành một danh sách lớn. Sau đó, bạn sẽ có thể bắt đầu chia nhỏ các nhiệm vụ của bạn và phân bổ thời gian cho chúng. Khi bạn đã xóa bỏ hết những suy nghĩ trong đầu, bạn sẽ có thể bắt đầu với những nhiệm vụ cấp bách nhất.

Ưu tiên

Học cách ưu tiên là một yếu tố quan trọng khi bạn học hỏi về cách thức tổ chức. Hãy đánh số thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ trong danh sách công việc hàng ngày của mình theo thứ tự quan trọng giảm dần và giải quyết từng công việc từng bước. Khi hai việc có mức độ quan trọng như nhau, hãy đưa ra lựa chọn và bắt đầu - sử dụng phương pháp bấm giờ để chia nhỏ các công việc trong danh sách.

Dùng lịch để phân công nhiệm vụ

Sẽ rất hữu ích khi kiểm tra chéo nhiệm vụ bằng cách lên kế hoạch trên một cuốn lịch. Kế hoạch các nhiệm vụ của bạn theo thời gian trong nhật ký hoặc sử dụng lịch trực tuyến từ đó bạn có cái nhìn tổng quát về một ngày làm việc của mình. Thêm các công việc lặp đi lặp lại vào các khoảng thời gian và ngày cụ thể để công việc đó trở thành thói quen và bạn sẽ luôn nhận thấy công việc đó đã được lên kế hoạch.

Thiền

Thiền là một công cụ tuyệt vời cho để đạt được năng suất. Sử dụng các công cụ như Headspace hoặc một số video thiền trên YouTube để dành ra một vài phút giúp đầu óc thư thái - bạn sẽ gặt hái được phần thưởng với một bộ óc thư thái.

Giao phó

Không phải vận dụng toàn bộ bản thân là có tổ chức. Thuê ngoài hay giao những nhiệm vụ không phải sở trường của bạn cho người khác và bắt tay với những công việc thế mạnh của bạn.

Sử dụng công nghệ phục vụ cho bạn

Các ứng dụng như Zapier và IFTT.com là các công cụ tuyệt vời để xử lý công việc của bạn và phục vụ cho công việc của bạn. Thiết lập các nhiệm vụ để giúp tối ưu hóa thời gian, chẳng hạn như tự động hóa việc gửi nhật ký cá nhân qua mạng và các trang được đánh dấu, ứng dụng các nghiên cứu và trả lời tự động. Các tiềm năng là vô tận và có sức mạnh to lớn.

Tránh xa sự ồn ào

Tránh xa khỏi các phương tiện như thư điện tử hay các mạng xã hội khác trong một thời gian để tránh bị làm phiền. Việc truy cập liên tục làm phản tác dụng tập trung, vì vậy hãy hứa với bản thân bạn dành ra một khoảng thời gian để tập trung vào công việc. 

Làm việc có kỷ luật

Để thực hiện nhiệm vụ có thể yêu cầu một số kỷ luật. Hãy giữ bạn trong guồng công việc bằng việc lập kế hoạch thời gian, tự thưởng cho mình những khoảng thời gian nghỉ ngơi và chia nhỏ các nhiệm vụ mà bạn không thích ra nhiều khoảng thời gian nhỏ hơn. Một cách khác đó là giao phó cho người khác.

Làm những việc bạn ghét trước

Nếu bạn vừa trì hoãn một việc nào đó, hãy chấm dứt sự trì hoãn đó bằng cách giải quyết những công việc mà bạn thấy ít hứng thú nhất. Đó sẽ là cú đá bắt đầu ngày mới của bạn, và bạn có thể mong chờ được làm những công việc bạn yêu thích.

Tránh xa khỏi thư từ

Sử dụng thư điện tử có thể là một công cụ hữu dụng về mặt thời gian để đạt được hiệu suất. Dùng Awayfind để đặt chuông báo cho những email quan trọng và lên kế hoạch kiểm tra hộp thư đến một hoặc hai làn một ngày. Lập một thư mục riêng cho những email không thường xuyên phải trả lời và lên kế hoạch thời gian trong lịch của bạn để xóa bỏ thư mục đó hai làm một tuần để tránh bị chôn vùi trong thư từ.

Dùng công nghệ giúp bạn lên kế hoạch

Có rất nhiều dự án về lập kế hoạch và các ứng dụng xây dựng danh sách công việc cần làm trên thị trường. Azendoo là một công cụ quản lý dễ sử dụng được kết nối với Evernote để giúp bạn lên kế hoạch và thông tin, nó cũng có những nhiệm vụ dễ dàng di chuyển để giúp bạn sắp xếp lại và đặt ưu tiên bằng cách trình bày bắt mắt.

Lên kế hoạch nhưng cần linh động

Sử dụng lịch trình và danh sách công việc của bạn làm hướng dẫn nhưng cần linh động vì công việc có thể thay đổi và thực tế có thể sẽ gây khó khăn cho bạn. Hãy chuẩn bị để sắp xếp lại danh sách của bạn căn cứ theo yêu cầu nhưng cần luôn giữ kỷ luật để hoàn thành công việc và trở thành một người có tổ chức!
Nhằm tôn trọng tác giả và dịch giả, khi sao chép bài xin hãy giữ nguyên thông tin này:



LOADING...